李开复:用好的时间管理方法,实现工作和身体的双丰收

摘要: 李开复的时间管理法

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内容来源:笔记侠整合作品。部分内容参考公众号:李开复;经典语录精粹等。


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精简笔记·时间管理


本文新鲜度:★★★     口感:老鸭粉丝


笔记君邀您,先思考:


  • 精力充沛、活跃有干劲的人如何管理时间?

  • 如何真正认识自我?


你的身边有没有这样一群人——永远精力充沛、永远有用不完的时间,工作、社交、生活、兴趣什么都不落下……他们的妙招是什么呢?

 

我整理了一些管理时间的小秘诀,希望能帮助大家更好地管理时间。


在此之前,我想先谈一谈充分认识自我的必要性,这是认知的一个分支,是一个人在社会中意识到自我与他人的相似、不同之处的基础,也能帮助大家用更合适自己的方式管理时间。


、如何真正认识自我?


尼采说,聪明的人只要能认识自己,便什么也不会失去。其实每个人都有公开的我、隐藏的我、潜在的我,通常我们认知的是公开的我,而对于隐藏的我和潜在的我都要借外物或他人才能分辨得出。


特别是当人们面临压力和挑战,面对成功或失败,自我认知的作用就凸显出来。


认识自我的难度往往远大于认识他人。但从迷茫到认识自我,是每个人的必修课。

 

我们可以去广泛尝试许多事物,并从中找出最适合自己的方向,但一个人的时间是有限的,如果能按以下5个阶段认识自我,则能起到事半功倍的效果。


1.审视自我


大部分人会喜欢做比较,比较涉及很多方面,譬如财产、外貌、社会关系等。


比较过程中,会产生两种现象:一部分人往往放大自身的优点,弱化自身的缺点,以满足其虚荣心;另一部分人将自身缺点与其他人的优点相比较,从而导致自我认知产生严重偏差,带来负面的影响。


审视自我需要从最本质、最重要的特征入手,既要注意横向比较,又要注意纵向比较。

 

在审视的过程中,就会明白自身的不足,并学习身边优秀的人的品质,认识到这些人的不同有助于你换位思考,接受不同的建议,并开放自己的思维和感受。



2.找到自我


每个人都有适合自己尺码的衣服,穿了尺码不对的衣服,一定会觉得不合身。


同样地,每个人在生活、工作当中,都有量身的模式,如果一味迎合别人或讨好周围人群必会丧失自我,就像穿上了一件不合身的衣服,而找回自我的过程是非常繁琐且艰难的。


3.磨炼自我


在自我成长的过程中,每个人都需经过磨炼。

 

经过磨炼的人往往乐于面对挑战而不是回避,有许多优秀的品质,如:


健康的自我价值感;很少怀疑自己解决问题的能力,不担心承担风险;乐于探索新途径,有效地解决问题而非按照常规。


自信使他们不断改进,他们把失败看作学习和成长的机遇。



4.自我反思


自我反思是基于自身全面而系统的认知,是在某一个阶段或某件事情基础上对自身的反思。

 

较早时期的先哲将自省作为加强自身修为的一部分,自省在如今这样浮躁的社会里显得特别重要。


我们应当时刻尝试改变一些行为的标准,看看结果会有什么改变。减低期望可以使工作更有效并获得满意感,降低不现实的标准能够更加游刃有余。


5.自我实现


在自我逐步成长的过程中,每个人都在完善自我,提高自己的能力水平,提高自身的修为,完成量上的积累,实现质的飞跃。


正视不同选择、学习自我实现的不同方式,能够更有效地贴近成功。


、时间管理:事分轻重缓急

管理时间的一种方法是可以在每天早晚两次监控的:早上确定今天要做的紧急事重要事,睡前回顾一下,这一天有没有做到两者的平衡。

 

按照GTD(Getting Things Done,把事情做完)原则,记录下要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。


建议每天对该做的事排好优先次序,并按照这个次序来做。


在《高效能人士的七个习惯》一书中,作者史蒂芬·柯维提出,“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事,但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。

 

每个人都有许多“紧急事”和“重要事”,想把每件事都做到最好是不切实际的。建议大家把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。必须做的事要做到最好,但尽量做的事尽力而为即可。

 

懂得用良好的态度和宽广的胸怀接受那些暂时不能改变的事情,多关注那些你能够改变的事情。

 

此外,还要注意生物钟的运行规律,按时作息,劳逸结合,这样才能在学习时有最好的状态。

 

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图:



要保护自己的时间,尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。

 

潘正磊是微软总部产品部门中以效率和执行能力著称的总经理。她大学毕业后就加入微软,是晋升最快的经理之一。这是她讲的自己刚进入微软时学习“保护时间”的故事:

我刚加入微软时,职位是软件开发工程师。我所在的小组开发的产品成长很快,几个月内就生成了三个版本,每个版本又需要支持六种语言。这18个组合的要求都略有不同,而且我还需要和很多其他不同的组打交道。


每天,我办公室里总是人来人往,每个人都带来不同的问题。他们一来,我总是停下我正在做的事,先解决他们的问题。


我每天忙得不可开交,却做得十分不开心。我觉得每天工作时间很长,却没有学到更多的知识,也没有提高。


在与我的老板沟通后,我清楚地意识到我的时间是最宝贵的,我需要提高效率。

 

在老板的指导和支持下,我先设置了‘回答问题时间’,其他人只有这时才能来找我,其余时间我则可以专心编程。这样一来,我就拥有整块时间来有计划地完成我想做和需要做的事

 

另外,我们设立了一个目标,就是要让其它组能自力更生,不能事事都来找我们。


经过一段时间“授人以渔”的训练,我终于能够腾出时间去学习新的技术和管理经验了。


如果不是有这个经验,潘正磊不但不会有现在的成就,而且可能还在同一间办公室里每天回答着各种问题直到精疲力尽为止。

、列待办或完成事项清单


管理时间也可以使用一些管理方法,比如,有名的GTD(Getting Things Done)时间管理法:

 

总结起来,管理时间的两个很重要的步骤就是列待办事项清单和完成事项清单。


 

待办事项清单用来提醒你做事情,完成事项清单用来审视你的时间安排。

 

待办事项清单强调目标,而完成事项清单重在展现成就。

 

列待办事项清单,你会知道什么时候该做什么事,这样你做事就会更加有条不紊。而每日列完成事项清单时,你会看到自己一天做了什么事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推后等等。

 

此外,当看到一天完成的事项很多时,你的满足感会提升,你就越有可能坚持下去。

 

关于怎么列待办事项清单,可以如前所述,每天把该做的事情列出来,并对该做的事排好优先次序。


 

那么,如何列出完成事项的清单?

 

可以参考以下步骤:

 

第一组,认真回忆并记录今天都做了什么,并注明花费的时间。

 

第二组,先坚持一个星期,每晚记录时间开销,再往后坚持。

 

第三组,每周或每个月总结这段时间做了什么,进行反思。

 

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

 

在记录过程中或记录完之后,看着这些内容,你就知道时间都去哪儿了。这样,你会知道如何更有效地管理时间。


、注重提升效率

当大脑疲于工作的时候,对着任务就开始犯困,于是拖拖拉拉地做着,也不一定做得了多少。这个时候反而不如放松或者稍微休息一下。


 

想要有效率,可以在身体和精神两方面做好准备:

 

1. 提高体力

 

有没有发现动脑子的时候饿的快?脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间,去健身房吧。运动运动,工作起来你会更有效率。

 

2. 做事专注

 

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好,所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间,在该段时间内专心做一件事情。


在这个过程中,如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子,不妨先写到纸上,继续专注做你手头的事,做完后再找时间处理记录下来的那些事项。



在工作时间被电话、客户、邮件、同事等打扰的情况非常多,这时可以采用记录工作法,想被打扰后迅速回到工作状态,具体措施如下

 

1、如果手头的工作任务重要而紧急时,可委婉说“不”,告知对方自己有重要而紧急的工作任务需要完成,完成后会过去找TA。

 

2、如果对方任务不紧急,而且只是短时间打扰你时,可以在交谈之前先把正在进行的工作任务记录到手边的本子上,短时间交谈后继续回到当下任务,完成到一定阶段后,再去完成同事交代的工作任务,并主动更新状态给对方。

 

3、如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝,可让对方给自己几分钟的时间,把手头上的工作和思路做个简要的记录,再马上配合同事完成他的工作。回到位置后,查看之前记录的工作进度,继续完成。

五、利用高效时间

在时间管理中,必须学会运用80:20法则,即让20%的投入产生80%的效益。

 

也就是说,要把握一天中20%的精华时间(对有些人来说是早晨,对另一些人来说是下午或夜里),将它们用于最为关键的思考、学习和工作。

 

每天的时间不可能安排得满满当当,其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间,都不可轻易浪费。


你可以随身带一本你想读的书,或者带一张“To Do List(工作备忘)”或“To Think List(思考备忘)”,有时间时,就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟,一年就有7300分钟的多余时间呀!


六、给自己一个合理的最后期限

如果一个任务规定一个月完成,人们通常会等到月末才加班加点。如果一个任务没有期限,人们往往会无限期地拖延,直到有一天这个任务确定了完成期限为止。


因此,在管理时间的时候,最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。

 


苹果公司开发Mac OS 8操作系统时,本来计划两年内完成,但每次认为还差半年就可以完成时,总会有人发现新的问题,以至于这个项目看上去永远都是半年以后的事情,结果,苹果公司花了十年时间才真正完成该系统的开发。

 

在微软,Windows 2000操作系统的研发起初也拖延了两年多,直到微软请布莱恩·瓦伦汀(BrianValentine)来拯救项目为止。


布莱恩·瓦伦汀一上任就制定了一个合理的最后期限,根据这个期限,Windows 2000的开发团队砍掉了将近一半的功能特性(包括比尔·盖茨最在乎的结合Windows 95和Windows NT的源代码的计划),然而产品却及时推出了。

 

完成一项艰难任务的正确打开方式是:从Deadline往前推→分解目标到每一天→每周一小节确保跟上时间进度→最终完成任务。


从现在开始做第一步。


、一起具体做一个计划


不论是创业者还是职场人,都需要做各种各样的计划,在这里分享一些我做年度计划的诀窍:

 

1.选择一项可行的目标就好

 

人的习惯就是,当要求太多,其中有一项做不到,就可能全盘放弃。倒不如挑一件可行但有难度的去做,尤其是第一次。人总是需要靠着一些小小的、正面的成就感,慢慢建立自信。

 

2.设定目标的SMART原则

 

Specific 具体。

 

Measurable 可衡量的。例如,不要将目标订为“多做善事”,这不够具体,也无法衡量,可改为每个月到老人院做义工一次。

 

Attainable 可实现的。例如,不能订明年就要赚进1亿元,必须是可以完成的目标。


Result-based 重视结果导向,而不只是过程。例如,1 个月减重1 公斤,而不只是每天早上不吃饭;或托福成绩提升50分,而不只是每天花时间背单字。


Time-based 有时间性,在某段时间内完成计划。

 

3.挑选重要、但不紧急的事情

 

我们常常选择先去做紧急的事,例如明天就要考试,一定会花时间去准备,不必靠年度计划来督促自己。


人生中有太多重要却不紧急的事年度计划必须挑选对人生有影响力,或重要的事,例如健康、前途、累积学识、人际方面成长相关的计划

 

学好英文是个典型的例子,从人生学习的角度来说,学好英文很重要,但没有急迫性。尤其离开校园后,如果不在外商,或是工作上用不到英文,就可能松懈,十分可惜。

 

以Mark为例,学中文对老美来说,是一大挑战。如果Mark读了四年的中文,可以在台上演讲,那么学了十几年英文的中国人,是不是更应该学好英文呢?

 

我鼓励年轻人,可以先从阅读英文新闻开始,一方面开拓视野,同时增强英语能力。不要把时间浪费在重复性的新闻,世界上还有很多很棒的英文网站和书籍。


我也建议,花一半上网的时间读英文相关的资讯,或者有计划的大量阅读英文书籍。


如果你想同时学英语和增加知识,可以看看这几个英文网站:Business Insider,Quora,Buzzfeed,KhanAcademy,Linkedin,Techcrunch,Pando Daily,WSJ.D……也可以在网上搜索Ted英文演讲,历史上知名的英文演讲,着名毕业演讲等。



另外,我分享一个扩展人际关系的年度计划。多年前,我从中国调回美国微软总部,为了拓展社交圈,我计划多认识新朋友,虽不像Mark一天认识一位,但我规定自己每周和一个新朋友吃饭,或喝茶。


去哪儿找那么多人吃饭啊?


我教你我的秘密:每次和新朋友吃饭,谈话中留意有没有什么他的朋友是你希望认识的,吃晚饭前务必请他再介绍一位朋友给你,增加你的社交圈。

 

为什么要拓展社交圈?其实人生有很多机运,不是靠着最要好朋友的“强”关系,而是维系你的上百个“弱”关系;如果能够掌握更多人脉,也可以带来更多的机会。


如何认识新朋友?可以请朋友引介关于新技术、产品管理、投资领域中的佼佼者,这样既能认识新朋友,也能增广新知识,拓展新视野。

 

4.小结

 

人总是有惰性,喜欢窝在自己的舒适圈,要想成长,就必须改变。当你订下年度计划,认真执行一阵子后,你会发现,任何新目标都可以变成生活中的一部分,不需再刻意执行。


想要改变,就先从自己做起。


用心管理时间,善度一个周末时光,

我是笔记君,

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